Wie Sie einen Rüstworkshop so vorbereiten, dass er garantiert zum Erfolg wird

Ob ein Rüstworkshop gelingt, hängt zu einem großen Teil (ich würde sagen mindestens zu 50%) von seiner Vorbereitung ab. Die professionelle Vorbereitung des Rüstworkshops ist sozusagen schon die halbe Miete. Der vorliegende Blogartikel zeigt Ihnen, wie Sie einen Rüstworkshop richtig vorbereiten.

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Wie Sie einen Rüstworkshop so vorbereiten, dass er garantiert zum Erfolg wird

Wenn das Projekt Rüstworkshop sorgfältig geplant und organisiert wird, hat das zwei wichtige Auswirkungen:

1. natürlich einen reibungslosen Ablauf der Ist-Analyse und Auswertungen, aber auch
2. die Ausstrahlung der großen Bedeutung und Ernsthaftigkeit des Projektes.

Um einen Rüstworkshop vorzubereiten sollten Sie einen Zeitrahmen von zwei bis drei Wochen einplanen, falls Sie nicht hauptamtlicher Lean-Spezialist sind und Rüstworkshops zu Ihren (fast) täglichen Aufgaben gehören.

Was gehört alles zur Vorbereitung eines Rüstworkshops?

Auswahl der Maschine bzw. Anlage

Um die Durchführung des Rüstworkshops richtig zu planen, brauchen Sie zunächst eine wichtige Entscheidung: Für welche Maschine soll der Rüstworkshop durchgeführt werden? Manchmal ist diese Entscheidung einfach, zum Beispiel, wenn es eine Engpassanlage ist und jede Minute der Maschinenverfügbarkeit zählt.

Aber in Unternehmen mit einem großen Maschinenpark lohnt es sich, ein paar Kennziffern zu prüfen und dann auf der Basis von Zahlen, Daten und Fakten die Entscheidung zu treffen. Mögliche Kennzahlen sind

• der Maschinenstundensatz
• die Anzahl und Dauer der Rüstvorgänge an einer Anlage
• die Produktionsmengen der einzelnen Maschinen
• der Anteil teurer („wertvoller“) Produkte, die über eine Anlage laufen
• die Anzahl gleichartiger Maschinen, die vom optimierten Rüstprozess profitieren
• welche Maschinen produzieren für A-Kunden
• welche Maschine ist der Engpass

Maschinenstundensätze können Sie im Controlling erfragen. Über die die durchschnittliche Anzahl und Dauer der Rüstvorgänge wissen die Mitarbeiter vor Ort meistens sehr gut Bescheid. Produktionsmengen, A-Kunden und die Anteile teurer Produkte (Stichwort Deckungsbeitragsrechnung) erfahren Sie ebenfalls im Controlling. Je nachdem wie groß Ihr Verantwortungsbereich ist, haben Sie wahrscheinlich selbst einen guten Überblick über gleichartige Maschinen. Ansonsten hilft eine kleine Inventur – machen Sie einen Rundgang und zählen und kategorisieren Sie die Maschinen.

Falls Sie die Engpassanlage nicht kennen, können Sie sie mit einer Wertstromanalyse identifizieren.

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, für welche Maschine Sie die Rüstprozessoptimierung starten wollen, müssen Sie noch zwei wichtige Angaben für die Planung des Rüstworkshops erfassen:

1. Wie lange dauert ein durchschnittlicher Rüstprozess?
2. Wie viele Mitarbeiter sind beim Rüsten beteiligt?

Zusammenstellung des Teams für den Rüstworkshop

Zum Team des Rüstworkshops gehören folgende Beteiligte: der Projektleiter/Moderator, der/die Einrichter, der Maschinenführer, die Datenerfasser, Führungskräfte Ihres Verantwortungsbereiches (Produktionsleiter, Meister, Vorarbeiter/Schichtführer), sofern vorhanden Lean-Spezialisten und KVP-Verantwortliche, Vertreter der Produktionsplanung/Arbeitsvorbereitung und der Technik (Instandhaltung, Betriebsmittelbau u.ä.). Auf keinen Fall dürfen Sie vergessen, den Betriebsrat zu informieren und am besten auch direkt zum Rüstworkshop einzuladen. Dass die beteiligten Führungskräfte Weisungsbefugnis haben, sollte selbstverständlich sein.

Für jeden am Rüstprozess beteiligten Einrichter müssen Sie zwei Datenerfasser einplanen. Eine Person für die Zeitmessung bzw. – falls Sie eine Videoanalyse durchführen – als Kameramann/-frau und eine Person für das Zeichnen des Spaghetti-Diagramms. Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Rüstprozess mit 2 Einrichtern haben, brauchen Sie vier Datenerfasser. Gut geeignet sind dafür übrigens die Mitarbeiter aus der Produktionsplanung/Arbeitsvorbereitung, da sie häufig über eine REFA-Ausbildung verfügen.

Terminplanung und Organisation

Nachdem Sie also wissen, an welcher Maschine Sie den Rüstworkshop durchführen und wer die Beteiligten sind, können Sie an die organisatorische Vorbereitung gehen. Zunächst gilt es Termine zu planen und mit allen Teilnehmern abzustimmen. Wahrscheinlich werden nicht zu jedem Termin alle dabei sein können. Das sollte für Sie aber kein Grund sein, den Rüstworkshop immer weiter nach hinten zu schieben.

Sie müssen folgende Termine planen:

1. Kick-Off-Meeting und anschließende Ist-Erfassung des Rüstablaufes
2. Zeit für Datenaufbereitung im Anschluss an die Ist-Erfassung des Rüstablaufes
3. 2-3 Termine für den eigentlichen Rüstworkshop (Analyse der Abläufe, Maßnahmenplan)
4. Abschlusspräsentation und Verabschiedung des Maßnahmenplanes.

Die folgende Grafik zeigt exemplarisch eine mögliche Terminplanung:

Der Zeitbedarf für die Datenaufbereitung hängt von der Art der Ist-Erfassung ab. Falls Sie eine Videoanalyse durchführen, sollten Sie genügend Zeit für die Auswertung des Filmes einplanen. Bei der Zeitmessung mit der Stoppuhr ist es für weitere Analysen hilfreich, die Mitschrift zu digitalisieren, also nach Excel zu übertragen. Egal wie – beides sollte direkt im Anschluss an die Ist-Analyse erfolgen.

Wie viele Termine Sie für den eigentlichen Rüstworkshop einplanen, hängt von der Organisation in Ihrem Unternehmen ab. Sie können natürlich einen kompletten Tag nehmen, oder Sie teilen den Workshop in 2 bis 3  kürzere Veranstaltungen auf. Zwischen dem (letzten) Rüstworkshop und der Abschlusspräsentation sollten Sie ein bis zwei Tage Luft lassen, damit die Präsentation vorbereitet werden kann.

Wenn die Termine stehen, können Sie beginnen, die Räume zu bestellen und die Einladungen zu versenden. In der Checkliste Vorbereitung Rüstworkshop finden Sie die einzelnen Punkte, an die Sie dabei denken müssen. Sie können die Checkliste Rüstworkshop hier herunterladen.

Fazit

Für die Vorbereitung eines Rüstworkshops sollten Sie also genügend Zeit einplanen – zwei bis drei Wochen Vorlauf sind sinnvoll. Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung suchen, mit der Sie die Maschinen richtig auswählen, wenn Sie Vorlagen für die Datenanalyse der Ist-Aufnahme benötigen und eine funktionierende Strategie, um Maßnahmen zur Senkung der Maschinenstillstandszeiten zu definieren, dann kann ich Ihnen den kostenlosen Online-Kurzlehrgang Vorbereitung eines Rüstworkshops von Frau Heide Fischer Ende Januar 2018 empfehlen.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare. Vielleicht haben Sie selbst schon einen Rüstworkshop vorbereitet und eigene Erfahrungen gesammelt? Sie können Ihre Erfahrungen gern unter diesem Blogartikel mit meinen Leserinnen und Lesern teilen – ich freue mich darauf!